Machtigingen aanmaken en beheren
Als Projectbeheerder kun je voor een project machtigingen uitgeven aan leveranciers en deze machtigingen beheren.
Om in een project een machtiging aan te kunnen maken of te beheren dien je de rol van Projectbeheerder te hebben in dat project.
Heb je nog geen project aangemaakt? Raadpleeg dan de pagina project aanmaken.
Wat zijn Machtigingen?
Een Machtiging maakt het mogelijk een externe leverancier voor een project te laten aanleveren of om aanlevering in het project door een externe leverancier te laten controleren.
Als je een leverancier een controlemachtiging geeft, dan krijgt de leverancier toegang tot alle leveringen binnen een project. Wil je dat inperken, maak dan een apart project aan waarin alleen de leveringen binnenkomen die je door die leverancier wilt laten controleren.
Wat kun je doen?
Als Projectbeheerder kun je de volgende zaken regelen:
- Een nieuwe machtiging aanmaken:
- Aanlevermachtiging
- Controlemachtiging
- Een machtiging wijzigen
- Afhandeling automatiseren
- Een machtiging tijdelijk intrekken
- Een machtiging verwijderen
Een nieuwe machtiging aanmaken
Open het project waarvoor je een machtiging wilt aanmaken.
Kies in het Projectmenu voor de menu-optie: Machtigingen.
Kies voor +Machtiging aanmaken.
Selecteer de organisatie die je wilt machtigen.
Als je de organisatie niet kunt vinden dan is deze organisatie misschien nog niet aangemeld bij de BRO. Of de organisatienaam is anders omschreven dan je verwacht.
Je eigen organisatie staat hier niet tussen. Wil jij of een collega zelf gegevens leveren of controleren? Dan kun je in het project via het tabblad Projectautorisaties een gebruiker de rol van interne controleur of interne leverancier geven.
Selecteer welk type machtiging je wilt aanmaken.
Je hebt de keuze uit Aanleveren en Controleren.
Je kunt aangeven of je automatisch goedkeuren en/of automatisch controleren toe wilt staan.
Vul een omschrijving voor de machtiging in.
Vul hier een duidelijke en betekenisvolle omschrijving in waarin je verwijst naar bijvoorbeeld de locatie en de aard van het werk.
Vul een referentie in die verwijst naar de opdracht.
Gebruik hier bijvoorbeeld het eigen verplichting- of contractnummer. Zet daarachter het offerte- of referentienummer dat de leverancier gebruikt voor deze opdracht. Dan is de kans op misverstanden het kleinst.
Kies Opslaan om te bevestigen.
Machtiging aanpassen
je kunt een verleende machtiging altijd nog aanpassen.
Ga naar het tabblad Machtigingen.
Kies voor de menu optie Aanpassen.
Pas gegevens die je wilt aanpassen aan.
Kies Opslaan om te bevestigen.
Afhandeling automatiseren
U kunt de verwerking van een levering automatiseren:
Ga naar het Machtigingsmenu.
Kies voor de menu optie Aanpassen.
Stel Automatisch goedkeuren in om een aanlevering automatisch goed te keuren.
Stel Automatisch accorderen in om een levering automatisch vast te stellen.
Kies Opslaan om te bevestigen.
Let op
Als je leveringen automatisch laat goedkeuren of vaststellen dan heb je geen controle meer over deze stap in de werkstroom. Automatiseer dit daarom alleen als je weet dat dit een verantwoorde keuze is. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat er buiten het Bronhouderportaal om al goede afspraken zijn gemaakt over de kwaliteitsborging.
Machtiging verwijderen
Ga naar het tabblad Machtigingen.
Daar kunt je een machtiging tijdelijk intrekken of verwijderen.
Je kunt alleen een machtiging verwijderen als er nog geen leveringen gedaan zijn. Als er leveringen gedaan zijn kun je de machtiging intrekken
Kun je de machtiging niet intrekken? Dan zijn er nog openstaande leveringen die eerst nog verwerkt moeten worden.