Spelregels
Het Bronhouderportaal kent een paar regels en beperkingen die nodig zijn om de integriteit van het aanleverproces te waarborgen.
Het Bronhouderportaal is verplicht
Voor wettelijk verplicht aan te leveren ondergrondgegevens is het verplicht om dat via het Bronhouderportaal te doen. Want gebruikers van de BRO moeten er vanuit kunnen gaan dat alle ondergrondgegevens dezelfde kwaliteitsborgingsroute hebben doorlopen. En voor leveranciers dient er zoveel mogelijk uniformiteit te zijn in de aanlevering.
Wat wettelijk verplicht is aan te leveren verandert in de loop van de tijd. Informatie hierover is terug te vinden op de website van de BRO1
Uitzondering: modellen
Voor ondergrondmodellen die af en toe worden aangeleverd en bovendien maar één leverancier en één bronhouder kennen geldt een uitzondering. Deze kunnen via een speciale route worden aangeleverd.
Inloggen vereist eHerkenning 2+
Inloggen met eHerkenning 2+ is een vereiste. Dit is een noodzakelijk beveiligingsniveau om voldoende te kunnen borgen dat handelingen daadwerkelijk worden uitgevoerd door personen die daar door hun organisatie toe zijn gerechtigd. Niet de persoon maar de organisatie is namelijk aansprakelijk.
eHerkenning is een landelijke dienst, geleverd door meerdere aanbieders. Op de website van de BRO is terug te vinden hoe u eHerkenning kunt aanvragen2.
Uitzondering: Inloggen met e-mailadres
Bij bronhouderorganisaties loggen gebruikers met de rol van Beheerder in met eHerkenning 2+.Deze Beheerders hebben de mogelijkheid om in het Bronhouderportaal zélf inlogaccounts aan te maken voor hun collega’s. Deze accounts zijn bedoeld voor tijdelijk gebruik. Ze zijn gebaseerd op het zakelijke mailadres van die collega’s.
De bronhouder is eindverantwoordelijk
De bronhouder kan de verantwoordelijkheid voor veel taken delegeren naar leveranciers. Maar niet de eigen wettelijke taak3 om gegevens authentiek te verklaren voor registratie in de BRO.
De bronhouder dient te allen tijde zelf uiteindelijk akkoord te geven voor en aanlevering. Dit is niet te delegeren of anderszins over te dragen.
Automatisch accorderen kan wél
De bronhouder kan automatisch akkoord geven. Dat is in het Bronhouderportaal per project in te stellen. Dat is een kwestie van vertrouwen. De bronhouder blijft altijd eindverantwoordelijk.
Wie is de bronhouder?
Het is niet mogelijk om het bronhouderschap over te dragen naar een organisatie die geen bronhouder is voor de BRO. Bronhouders onderling kunnen wél afstemmen wie voor bepaalde aanleveringen het bronhouderschap op zich gaat nemen.
Elke aanlevering is ‘in beton gegoten’
Eénmaal afgeleverd bij het Bronhouderportaal kan een levering niet meer inhoudelijk worden gewijzigd.
Deze beperking is een bewuste keuze om het proces voor alle betrokkenen simpel, transparant en traceerbaar te houden. Inhoudelijke wijzigingen tijdens de afhandeling zouden dat volledig ondermijnen.
Een gevolg is dat een aanlevering met gebreken in het Bronhouderportaal niet meer kan worden hersteld. De levering is dan mislukt en de afhandeling wordt afgebroken.
De leverancier is er dan verantwoordelijk voor om de gebreken te herstellen en de levering daarna opnieuw aan te bieden.
Vooraf controleren kan tijd schelen
Het is bewerkelijk om een mislukte aanlevering opnieuw te moeten doen. Er zijn echter voldoende mogelijkheden om een levering voorafgaand aan aanlevering eerst goed te controleren en eventuele gebreken preventief op te lossen.
Duplicaten registreren mag niet
NIEUW in versie 2.4.1
Het is de bedoeling om elk brondocument maar één keer in de BRO te registreren. Dat is logisch, want anders komen er duplicaten in de BRO.
De praktijk leert dat eerder in de BRO geregistreerde brondocumenten per abuis wel eens opnieuw worden aangeboden bij het Bronhouderportaal.
Het Bronhouderportaal houdt exacte duplicaten tegen. Een brondocument dat al eens succesvol in de BRO werd geregistreerd kan niet opnieuw verwerkt in het Bronhouderportaal.
Om op duplicaten te controleren kijkt het Bronhouderportaal niet naar de bestandsnaam, maar naar de inhoud van de bestand. Het Bronhouderportaal berekend daarvan een zogeheten hashwaarde. Dat is een unieke waarde, gebaseerd op de tekst en cijfers in het bestand. Als die waarde exact overeenkomt met de hashwaarde van een eerder aangeboden bestand dan is het nieuwe bestand een duplicaat en wordt het document afgewezen als Niet valide.
De unieke hashwaarde van een brondocument is in het Bronhouderportaal als Document-id terug te vinden bij de details van het brondocument.
De beperking geldt alleen voor de productieomgeving, niet voor de Demo-omgeving. Leveringen die in de Demo-omgeving verwerkt worden komen immers niet in de BRO terecht. Het is voor demo’s en opleidingen dan praktischer om telkens opnieuw hetzelfde brondocument te kunnen mogen gebruiken.
Als een document tóch opnieuw geregistreerd moet worden verander dan minimaal één teken aan de inhoud.