Aanleverproces

De afhandeling van een aanlevering gebeurt in vijf vaste stappen die per stap flexibel zijn in te richten. Elke aanlevering kent de volgende vaste stappen:

1. Aanleveren
2. Valideren
3. Controleren
4. Vaststellen
5. Doorleveren

Deze volgorde van deze stappen ligt vast.

Stap 1: Aanleveren

Een nieuwe aanlevering begint met het inladen van één of meer XML-bestanden in het Bronhouderportaal. Dit kan handmatig gedaan worden via de web-interface, of geautomatiseerd via de API.

Ook is het mogelijk om zipbestanden te kiezen met daarin meerdere XML-bestanden. Het Bronhouderportaal pakt deze bestanden na ontvangst dan eerst uit.

Uiteindelijk worden alleen bestanden in IMBRO of IMBRO/A XML-formaat toegelaten. Bestanden in Word- of PDF-formaat kunnen bijvoorbeeld niet worden verwerkt.

Stap 2: Valideren

Deze stap wordt automatisch door het Bronhouderportaal uitgevoerd. Bij leveringen met meerdere brondocumenten kan dit proces enige tijd duren.

De BRO gebruikt een validatieservice om te controleren of de aangeleverde XML-bestanden voldoen aan de minimumvereisten van de BRO. 

Als één bestand in de aanlevering niet valide is wordt de hele levering automatisch afgewezen en wordt het aanleverproces afgebroken. De validatieservice geeft middels foutmeldingen aan waarom het bestand niet verwerkt kon worden.

Het is niet mogelijk om een niet-valide bestand in het Bronhouderportaal nog te repareren.

De leverancier dient het bestand op eigen gelegenheid te herstellen en de gehele levering opnieuw te doen.

Stap 3: Controleren

Als de levering valide is kan een kwaliteitscontroleur de gegevens inhoudelijk gaan controleren. Als de gegevens in orde zijn keurt de controleur ze goed.

Als een bestand in de levering inhoudelijk niet op orde bevonden is dan keurt de controleur de levering af. Daarmee wordt het aanleverproces afgebroken.

Het is niet mogelijk om kwaliteitsproblemen in een bestand in het Bronhouderportaal nog te repareren.

De leverancier dient het bestand op eigen gelegenheid alsnog kwalitatief in orde te maken. Daarna kan de leverancier de gehele aanlevering opnieuw doen.

Deze stap kan overgeslagen worden door het automatisch goedkeuren aan te zetten.

Stap 4: Vaststellen

Als de controleur de levering heeft goedgekeurd kan de betreffende projectbeheerder van de bronhouderorganisatie de gegevens aan de BRO leveren door ze vast te stellen.

De projectbeheerder kán eventueel besluiten om de levering alsnog af te wijzen, ook al is deze inhoudelijk goed bevonden door de controleur. Als dat gebeurt wordt het aanleverproces alsnog afgebroken.

De leverancier dient dan met de opdrachtgever overeen te komen wat er aan de aanlevering nog aangepast dient te worden. Na deze aanpassing kan de leverancier de aanlevering opnieuw doen. In bepaalde omstandigheden kan de conclusie zijn dat de levering komt te vervallen.

Deze stap kan overgeslagen worden door het automatisch accorderen aan te zetten. Na goedkeuring wordt de levering zonder tussenkomst van de projectbeheerder doorgezet naar stap 5.

Stap 5: Doorleveren

Als de projectbeheerder akkoord heeft gegeven voor de levering worden de gegevens doorgeleverd aan de BRO.

Dit is een automatisch proces dat per doorgeleverd bestand binnen één of meer seconden wordt uitgevoerd. Bij leveringen met meerdere brondocumenten kan dit proces enige tijd duren.

Nadat de bestanden in de BRO zijn verwerkt duurt het een dag tot ze via geoviewers die zijn aangesloten op de BRO weer beschikbaar komen om in te kijken.