Archief bekijken

Als medewerker van een bronhouderorganisatie kun je de procesverslagen inzien van succesvol verwerkte brondocumenten.

Voor alle gebruikers

Deze pagina is voor alle gebruikersrollen. Te weten:

• Gebruikersbeheerder
• Coördinator
• Projectbeheerder
• Interne Leverancier
• Interne Controleur

Wat kun je doen?

Na registratie van brondocumenten in de BRO worden ze uit het Bronhouderportaal verwijderd. In het archief kun je dan nog de details rondom de aanlevering terugzien. Dit is het zogeheten Procesverslag. Dat kan wenselijk zijn bijvoorbeeld naar aanleiding van een terugmelding of een vraag van een leverancier.

Het Procesverslag bevat informatie over het leveringsproces en algemene gegevens over het brondocument. Meer inhoudelijke gegevens zoals meetgegevens zijn terug te vinden in de BRO.

Je kunt de volgende acties uitvoeren:

• Het archief openen
• Een verwerkt brondocument opzoeken
• Het procesverslag bekijken
• Het procesverslag downloaden

Het archief openen

Ga naar Home.

Klik de blauwe balk open.

Kies hier de menu-optie Archief.

Nu opent een zoekvenster:

Zoek een brondocument door een kenmerk op te geven. Je hebt de keuze uit vier mogelijkheden:

• BRO-ID
• Levering-ID
• Referentie van de leverancier
• Objectidentificatie van de bronhouder

Als de referentie in het archief teruggevonden wordt, krijg je een overzicht van het document of de documenten met dit kenmerk.

Het procesverslag bekijken

Kies de levering die je wilt bekijken in het Leveringsoverzicht.

Nu worden de Leveringsdetails getoond, bijvoorbeeld:

Het procesverslag downloaden

Kies de download-knop om het op dat moment getoonde Procesverslag te downloaden.

In afwachting van besluitvorming over het gewenste bestandsformaat is het bestand nog in een ‘ruw’ XML-formaat.

Goed om te weten

In leveringsoverzichten staat links van een levering een archiefsymbool als deze gearchiveerd is. De gebruiker met de rol van Projectbeheerder kan deze levering uit het project verwijderen. Maar het Procesverslag blijft ook dan in het archief. Het is niet meer te verwijderen.

Brondocumenten uit leveringen die niet succesvol waren worden niet gearchiveerd. Als deze worden verwijderd is er geen informatie meer over terug te vinden.

Je hebt alleen inzage in brondocumenten die door de eigen organisatie zijn vastgesteld. Om inzage te krijgen in procesverslagen voor gegevens in de BRO waarvan jouw organisatie het bronhouderschap heeft overgenomen van een andere bronhouder, dan dienen de desbetreffende archieven eerst over te worden gezet. Je kunt daartoe een verzoek indienen bij de BRO Servicedesk.